Mockup der Timer-Ansicht

Gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung: Informationen und Tipps zur Umsetzung

Du möchtest sicherstellen, dass deine Firma den neuesten gesetzlichen Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung entspricht, aber deine bisherigen Prozesse sind darauf nicht vorbereitet? Wir geben dir einen Überblick über die neuen Gesetze und Herausforderungen für Unternehmen und zeigen dir, wie wir bei descript mit Zeiterfassung umgehen.

Portraitbild des Autors Christian Dimanski

Arbeitszeiterfassung – Welche Gesetze gelten?

Die Arbeitszeiterfassung ist in vielen Unternehmen ein wichtiger Bestandteil der Personalverwaltung. Sie ermöglicht es Arbeitgeber:innen, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter:innen zu verfolgen, Überstunden zu berechnen und Arbeitszeitverletzungen zu vermeiden. Doch die manuelle Erfassung der Arbeitszeiten ist zeitaufwändig, fehleranfällig und kann zu Konflikten zwischen Arbeitgeber:innen und Mitarbeitenden führen. Aus diesem Grund hat die EU ein neues Gesetz erlassen, das Unternehmen in der EU verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden zu erfassen.

Das neue Gesetz, das im Mai 2019 in Kraft getreten ist, sieht vor, dass Arbeitgeber:innen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden systematisch und objektiv erfassen müssen. Dies gilt auch für Teilzeitkräfte und Mitarbeitende im Homeoffice. Das Ziel ist es, sicherzustellen, dass die Arbeitszeitrichtlinien eingehalten werden und Überstunden korrekt berechnet werden.

Tipp: FAQ des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales

Auf der Webseite des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales gibt es eine Liste von Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung unter Beachtung der aktuell gültigen Gesetze. Bei Detailfragen, ist diese Seite eine gute Anlaufstelle.

Die Arbeitszeiterfassungspflicht variiert von Land zu Land, aber in der Regel sind Unternehmen mit mehr als 10 Mitarbeitenden betroffen. In Deutschland ist die Arbeitszeiterfassungspflicht seit dem 01.01.2020 in Kraft getreten. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt daher bereits. Im Laufe des Jahres 2023 erarbeitet die Bundesregierung allerdings eine Änderung des Arbeitszeitgesetzes, welches die genauen Vorgaben präzisiert. Es gelten allerdings folgende Übergangsfristen und Ausnahmeregelungen:

  • Zeiterfassung in Papierform ist bei Unternehmen mit maximal 10 Mitarbeitenden weiterhin ausreichend
  • 5 Jahre Frist für Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitenden
  • 2 Jahre Frist für Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitenden
  • 1 Jahre Frist für Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden

Diese Gesetzesänderung stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen. Es gibt aber auch viele Vorteile, die du durch die Einführung von elektronischen Systemen zur Zeiterfassung erfahren kannst. Im nächsten Kapitel zeigen wir diese Herausforderungen auf und was du tun kannst, um mit diesen umzugehen.

Herausforderungen für Unternehmen

Die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung stellt Unternehmen vor einige Herausforderungen. Dazu zählen vor allem:

  1. Datenschutz: Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Daten ihrer Mitarbeitenden sicher und geschützt sind. Die EU-DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) enthält strenge Anforderungen an den Datenschutz, die von Unternehmen eingehalten werden müssen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Daten ihrer Mitarbeitenden sicher gespeichert und verarbeitet werden.

  2. Kostenaufwand: Die Implementierung einer elektronischen Zeiterfassung kann teuer sein. Es müssen möglicherweise neue Software und Hardware angeschafft werden und Mitarbeiter:innen geschult werden. Unternehmen müssen abwägen, ob der Nutzen der Zeiterfassung die Kosten rechtfertigt.

  3. Akzeptanz durch Mitarbeitende: Die Einführung einer neuen Technologie kann bei Mitarbeitenden auf Widerstand stoßen. Einige Mitarbeitende sehen die elektronische Zeiterfassung als Überwachung und Verletzung ihrer Privatsphäre. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Mitarbeitenden über die Vorteile der Zeiterfassung informiert sind und dass ihre Bedenken ernst genommen werden.

  4. Technische Probleme: Wie bei jeder Technologie kann es technische Probleme geben, die auftreten können. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie über die richtige technische Unterstützung verfügen, um Probleme zu beheben, wenn sie auftreten.

Allerdings gibt es gute Lösungen, wie Du mit diesen Herausforderungen umgehen kannst. Außerdem ergeben sich auch viele Vorteile aus elektronischer Zeiterfassung. Diese stellen wir Dir nun anhand unserer eigenen Arbeitsweise bei descript vor.

Unsere eigene Erfahrung mit Zeiterfassung

Wir haben uns bei descript schon vor 10 Jahren für die Entwicklung unserer eigenen Software zur elektronischen Zeiterfassung entschieden. Die Software ermöglicht es unseren Kolleg:innen, ihre Arbeitszeit von jedem Ort aus zu erfassen. Dabei haben wir die Nutzung verpflichtend für alle Kolleg:innen eingeführt, wodurch wir sicherstellen, dass alle Arbeitszeiten korrekt erfasst werden.

Die eigene Entwicklung der Software war für uns aufwändig und hatte auch bei unseren Kolleg:innen Umstellungen zur Folge. Gleichzeitig profitieren wir jetzt aber von den Vorteilen der unkomplizierten digitalen Zeiterfassung. Für uns haben sich über die Jahre vor allem die folgenden Vorteile ergeben:

  1. Effizienz: Die automatisierte Erfassung der Arbeitszeiten hat die manuelle Verarbeitung der Arbeitszeiten eliminiert. Das spart Zeit und Ressourcen und ermöglicht uns die Konzentration auf unsere eigentliche Arbeit.

  2. Transparenz: Das System hat uns eine höhere Transparenz bei der Arbeitszeiterfassung gegeben. Mitarbeitende können ihre Arbeitszeit jederzeit einsehen und haben eine klare Vorstellung davon, wie viel Überstunden sie geleistet haben. Genauso können wir Kund:innen zu jederzeit Einblicke in die Aufwände bestimmter Projekte geben. Und zuletzt können wir auch selbst Projekte auswerten und ineffiziente Prozesse identifizieren.

  3. Flexibilität: Die cloudbasierte Software hat uns mehr Flexibilität gegeben. Unsere Mitarbeitenden können ihre Arbeitszeiten von überall aus erfassen, was für Mitarbeitende im Homeoffice oder auf Dienstreisen ein großer Vorteil ist.

  4. Konformität: Das System hat uns geholfen, die gesetzlichen Anforderungen zur Arbeitszeiterfassung einzuhalten. Wir können sicherstellen, dass alle Arbeitszeiten korrekt erfasst werden und dass Überstunden korrekt berechnet werden.

Insgesamt hat die Einführung des elektronischen Zeiterfassungssystems für uns viele Vorteile gebracht und uns geholfen, die Herausforderungen zu bewältigen. Wenn Du von unserer Erfahrung profitieren möchtest, dann sprich uns gerne unverbindlich dazu an!

Unsere Software für die Zeiterfassung

Wie bereits erwähnt, haben wir unsere eigene Lösung zur Zeiterfassung entwickelt, die sich nahtlos in die bestehenden Prozesse einfügt. Dabei waren uns einige Funktionalitäten besonders wichtig:

  1. Mobile App: Unsere Lösung ist mobil optimiert und kann auch auf den mobilen Endgeräten unserer Mitarbeiter:innen installiert werden. Dadurch kann die Arbeitszeit auch bei mobiler Arbeit bequem und exakt erfasst werden. Die Anwendung ist außerdem einfach zu bedienen und bietet eine übersichtliche Oberfläche.

  2. Flexibilität: Wir haben die Anwendung von vornherein so konzipiert, dass sie an die konkreten Prozesse angepasst werden kann, die im nutzenden Unternehmen bestehen. Das bedeutet bei uns beispielsweise, dass wir Rechnungen direkt basierend auf den erfassten Arbeitszeiten generieren können und monatliche Auswertungen sehr einfach sind. Darüber hinaus können wir verschiedene Arbeitszeitmodelle, Feiertage und Urlaubstage einfach verwalten und anpassen.

  3. Berichte: Unsere Software kann nach Bedarf detaillierte Berichte über Arbeitszeiten, Überstunden und Urlaubstage generieren. Die Berichte sind übersichtlich und können einfach exportiert werden.

Wie kannst du unsere Software für die Zeiterfassung nutzen?

Wenn du daran interessiert bist, deine Prozesse durch elektronische Zeiterfassung zu optimieren, kann unsere Software dir dabei helfen. Die Anwendung lässt sich dabei einfach in bestehende Lösungen von uns integrieren, die du bereits im Einsatz hast. Und auch für Neukunden kann die Anwendung mit wenigen Schritten integriert werden.

Christian Dimanski

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Christian Dimanski

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Als Geschäftsführer von descript begleitet Christian seit fast zwei Jahrzehnten Digitalisierungsvorhaben im Handwerk. Mit seinem erfahrenen Team unterstützt er Handwerksverbände bei der Umsatzung ihrer digitalen Ambitionen. Neben seiner Leidenschaft für die Digitalisierung ist er auch ein anerkannter KI-Experte. Ein Visionär, der das Handwerk ins digitale Zeitalter führt.
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