Veranstaltung bearbeiten

Wie der Name des Abschnittes schon verrät, trägst du hier alle allgemeinen Informationen zu deiner Veranstaltung ein (das Bild unterhalb der 16 Punkte zeigt nur einen Abschnitt an). Die hier rot markierten Begriffe sind Pflichtfelder. 

1. Titel: Jedes Event benötigt einen verständlichen und möglichst selbsterklärenden Namen. 
2. Untertitel: Zur weiteren Erklärung kannst du der Veranstaltung noch einen Untertitel geben.
3. Titelbild: passendes Titelbild zur Veranstaltung
4. Startzeitpunkt: Datum, wann dein Event stattfindet. 
5. Zeige Uhrzeit an: Zeige die Uhrzeit des Startzeitpunktes am Datum des Events an. 
6. Endzeitpunkt: Datum, wann dein Event vorbei ist. 
7. Registrierung bis: Datum, bis wann sich Personen für dein Event anmelden können.
8. Veranstalter: Einrichtung, Person(en) o. Ä., die das Event planen. 
9. Typ: Art deines Events, bspw. ein Seminar. Das Feld dient dir zur internen Unterscheidung und ist nur intern einsehbar. 
10. Öffentlich: Du kannst ein Event als öffentlich oder nicht-öffentlich markieren. Ein nicht-öffentliches Event findet sich dann nicht auf deiner Webseite wieder, bspw. bei firmeninternen Events. 
11. Buchbar: Setzt du hier den Haken, kann sich nur über das Anmeldeformular für dein Event angemeldet werden. Daneben auf der rechten Seite findest du den Link für das Anmeldeformular. 
12. Externe Buchung: Bei Klick auf den Buchungslink wird der Nutzer auf diese Webseite weitergeleitet.
13. Durchgeführt: Wurde das Events bereits durchgeführt?
14. Optionale Icons: Zusätzliche Symbole in einer Benutzeroberfläche, die je nach Bedarf angezeigt werden können. 
15. Referenznummer: eine eindeutige Kennung, um das Event eindeutig zu identifizieren. 
16. Bezahlung über PayPal benötigt: Wird diese Option gewählt, müssen Anmeldende über PayPal zahlen, um sich für diese Veranstaltung anzumelden.

Wie der Name des Abschnittes schon verrät, trägst du hier die Adresse zu deinem Veranstaltungsort ein. Über das kleine grüne Kreuz unter Adresse kannst du neue Veranstaltungsorte anlegen. Dafür einfach auf das Plus klicken und es öffnet sich ein separates Fenster für die Adressdaten. Hier gibst du alle Daten über Land, Bezeichnung und Postleitzahl an. Die Bezeichnung ist ein Pflichtfeld und dient zur Orientierung. Ganz wichtig: abschließend über den Button das Sichern nicht vergessen. 
Über das gelbe Symbol des Stifts kannst du den ausgewählten Veranstaltungsort auch beliebig bearbeiten. 

Hier gibst du die Kategorie bzw. Art für deine Veranstaltung vor, bspw. ein Kongress oder ein Seminar. Sie Kategorien sind an den Veranstaltungskalender gekoppelt und potenzielle Teilnehmer können nach diesen Kategorien filtern. 
Damit die Teilnehmenden nach bestimmten Veranstaltungen suchen können, kann hier der Veranstaltung eine oder mehrere Kategorien hinzugefügt werden. Wenn du eine neue Kategorie hinzufügen möchtest, kannst du dies über das kleine grüne Plus tun.
Eine Übersicht über deine Kategorien findest du auch über die Startseite > Applikationen > Kalender > Kategorien. Über den Button Kategorie hinzufügen rechts oben kannst du neue Kategorien anegen. 

Die Beschreibung ist unterteilt in Zielgruppen, die Beschreibung und Schlagworte. 

Zielgruppen

Über das Drop-Down-Menü kannst du die passenden Zielgruppen für deine Veranstaltung vorgeben (rot markiert). Wenn du eine neue Zielgruppe anlegen willst, kannst du das ganz einfach über das kleine grüne Plus erledigen. Später kannst du über die Startseite → Eventmanagement → Zielgruppen die angelegten Zielgruppen verwalten und mit Veranstaltungen verknüpfen. 

Beschreibung

In diesem Textfeld gibst du die Beschreibung der Veranstaltung an, es ist ein Pflichtfeld (grün markiert). Über den Button Generiere Beschreibung mit ChatGPTkannst du dir direkt eine passende Beschreibung generieren lassen. 

Schlagwörter

Damit die Suche nach den Veranstaltungen erleichtert wird, kannst du diesen Schlagwörter anhängen. Sie sind kurze, prägnante Begriffe, die die Veranstaltungsthemen auf den Punkt bringen und dabei helfen, schnell das Wesentliche zu erfassen (rosa markiert).

Falls du Dokumente hast, wie Informationsblätter o.ä. kannst du diese hier anhängen. Über das Pluszeichen neben Dokument hinzufügen kannst du deine Dokumente hinzufügen. Hast du darauf geklickt, öffnen sich verschiedene Eingabemöglichkeiten. Ganz links unter Name gibst du der Datei einen möglichst selbsterklärenden Namen. Wähle anschließend über den Button Datei auswählen das passende Dokument aus. 

Rechts davon stehen aufgereiht drei weitere Angaben: 

• Nur für registrierte Teilnehmenden: Ist dieses Häkchen gesetzt, können nur die registrierten Teilnehmenden das Dokument einsehen.
• Nur für interne Dokumentation: Ist dieses Häkchen gesetzt, wird das Dokument nicht auf der Website der Veranstaltung angezeigt. 
• Gruppen: Hier kannst du bestimmte Gruppen auswählen.

Wenn du mehr als ein Dokument einfügen möchtest, kannst du über das Kreuz neben Dokument hinzufügen weitere Dateien anhängen. Dieses findest du unter deinem bereits angehängten Dokument. 

Wenn eine Veranstaltung mehrmals stattfindet, kann hier die Wiederholung hinterlegt werden. Über das Kreuz links von Event-Wiederholung hinzufügen klappt das ganz leicht. 

Speichere die neue Veranstaltung mit dem Sichern Button links unten. Die neue Veranstaltung wird nun in der Liste der Veranstaltungen aufgeführt.
Wenn du direkt aus der Planung für dein Event den Zwischenstand auf der Webseite einsehen möchtest, kannst du rechts oben unter Aktion über Auf der Webseite anzeigen dein neu angelegtes Event einsehen.

In diesem Abschnitt kannst du 13 Einstellungen für deine Veranstaltung anpassen. Darunter die Festlegung des verantwortlichen Bearbeiters, die Überprüfung von Anmeldungen, die Definition von Stornogebühren, die Teilnehmerzahl, Mehrfachplatzreservierungen sowie den Passwortschutz für das Event.

Hier kannst du 13 verschiendene Angaben einstellen. 

1. Verantwortliche Bearbeiter: Diese Person ist für die Anmeldungen zur Veranstaltung zuständig und beantwortet beispielsweise Fragen rund um das Event. Über das Pluszeichen darunter kannst du neue verantwortliche Bearbeiter hinzufügen, falls die Person noch nicht hinterlegt ist.

2. E-Mail-Benachrichtigungen: Hier legst du fest, ob die ausgewählten verantwortlichen Bearbeiter E-Mail-Benachrichtigungen zu Anmeldungen oder Stornierungen für diese Veranstaltung erhalten – und wie viele. Du hast insgesamt fünf Möglichkeiten. 

3. Anmeldungen müssen vom verantwortlichen Bearbeiter überprüft werden: Setzt du hier ein Kreuz, muss die bearbeitende Person die Teilnehmenden selbstständig überprüfen und für das Event zulassen. 

4. Hilfstext für Anmerkungen: Wird später im Registrierungsformular im Feld Anmerkungen angezeigt.

5. Stornogebühr brutto in EUR: Hier kannst du Stornierungsgebühren festlegen. Wichtig: Die Gebühr muss in Brutto angegeben werden.

6. Stornogebühr Umsatzsteuerberechnung: Hier kannst du angeben, welchen Steuersatz du bei einer Stornierung erhalten willst. 

7. Min. Teilnehmerzahl: Über dieses Feld gibst du vor, ob und wie viele Teilnehmer eine außenstehende Person mindestens für dein Event anmelden kann. 

8. Max. Teilnehmerzahl: Über dieses Feld gibst du vor, ob und wie viele Teilnehmer eine außenstehende Person maximal für dein Event anmelden kann. Wenn du bspw. möchtest, dass sich Teilnehmende einzeln registrieren müssen, gibst du hier die Zahl 1 an.

9. Warteliste: Falls nicht mehr ausreichend freie Plätze vorhanden sind, rücken Teilnehmer automatisch auf die Warteliste. Vorausgesetzt, du aktivierst die Checkbox. 

10. Mehrere Platzreservierungen pro Teilnehmer: Setzt du dieses Häkchen, kann ein Teilnehmer mehrere Plätze reservieren. Aber du kannst auch eine Grenze setzen, wie viele Personen jemand zusätzlich anmelden darf.

11. Passwortschutz: Hiermit kannst du ein Event mit einem Passwort schützen. Über Passwortschutz von und Passwortschutz bis gibst du dem Passwort einen Wirkungszeitraum. Darunter mit Passwort zu geschützter Veranstaltung gibst du das Passwort vor. 

12. Check-in mit QR-Code: Diese Checkbox erlaubt eine Anwesenheitsprüfung mit Hilfe von Mobilgeräten beim Einlass. QR-Codes für Gäste werden automatisch über Bestätigungsmails verschickt. Vor allem relevant für Präsenzveranstaltungen. Nach dem durchgeführten Event sorgt der QR-Code auch dafür, dass die entsprechende Person als bestätigte Teilnahme markiert wird. 

Dieser Abschnitt ist normalerweise stets eingeklappt. Über das Augen-Symbol kannst du den Abschnitt aufklappen. Hier kannst du 5 weitere Angaben rund um die Anmeldeoptionen festlegen. 

1. Referent(en): Referenten sind Personen, die bei deinem Event ein bestimmtes Thema präsentieren, ihr Fachwissen teilen und oft Vorträge oder Workshops leiten.
2. Ansprechpartner: Hier gibst du die Personen an, die bei Fragen kontaktiert werden können und für eine bestimmte Aufgabe, ein Thema oder ein Projekt verantwortlich sind.
3. Mitarbeiter: Angabe der zuständigen Mitarbeitenden für dein Event. 
4. Fußzeile für E-Mails: Hier kannst du deine Fußzeile an deine Bedürfnisse anpassen. Wenn dieses Feld ausgefüllt ist, wird die Standardfußzeile ignoriert und der eingetragene Text als Fußzeile für E-Mails verwendet.
5. Externe E-Mails: Kommagetrennte Liste von E-Mail-Adressen, ohne Leerzeichen. Wenn die Option E-Mail-Benachrichtigungen oben gesetzt ist, werden diese E-Mail-Adressen über Neuanmeldungen und Stornierungen benachrichtigt.

    

Auch dieser Abschnitt ist stets eingeklappt. Über das Augensymbol kannst du ihn aufklappen. Hier kannst du festlegen, ob jede Person passend zu deinem Event einen Newsletter erhält, beispielsweise wenn sich die Zeiten ändern oder neue Informationen hinzukommen. Das ist vor allem für verschiedene Newsletter praktisch, da es projektspezifisch ausgewählt werden kann.

Wenn du für die Teilnehmenden deines Events Erinnerungen anlegen möchtest, kannst du das hier über den Button Erinnerung hinzufügen anlegen. Wenn du mehr als eine Erinnerung möchtest, klickst du so oft auf den Button, wie du Erinnerungen versenden möchtest.
Für jede Erinnerung musst du ein Datum und eine Uhrzeit angeben. Das Datum wählst du im Kalender aus, während die Uhrzeit basierend auf deiner aktuellen Zeit eingestellt wird. Diese kannst du beliebig anpassen. 
Auf der rechten Seite siehst du außerdem, ob die Erinnerung bereits versendet wurde. Außerdem kannst du über das Kreuz unter dem Eimer-Symbol die Erinnerung auch wieder löschen. 

Dieser Abschnitt ist ebenfalls stets eingeklappt. Über das Augensymbol kannst du den Abschnitt aufklappen. Er gehört zum darauffolgenden Abschnitt 6: Teilnahmegebühren. 
Hier kannst du einen Hilfstext für die Preise hinterlegen. Ein Hilfstext ist ein kurzer, erklärender Text, der zusätzliche Informationen gibt, um den Preis besser zu verstehen. Wird später im Registrierungsformular im Feld Preis angezeigt.

Über den Button Teilnahmegebühr hinzufügen kannst du anfallende Teilnahmegebühren festlegen. Der Gebühr kannst du auch eine Beschreibung anfügen. Ebenso wie einen Güligkeitszeitraum. Mit dem Kreuz unter dem Eimer-Symbol kannst du die Teilnahmegebühr wieder entfernen. Du kannst auch verschiedene Teilnahmegebühren anlegen und diese abhängig vom Ameldezeitraum festlegen. 

• Achtung: Je nachdem, welche Einstellungen bei dir getroffen wurden, können die Eingabe- und Auswahlmöglichkeiten variieren. 

Hier kannst du Texte für deine neuen, generierten Rechnungen verfassen. Die Texte werden unterteilt in Kopftext (rechts) und Fußtext (links). 
Noahworks gibt hier Standardtexte vor, die wir dir aber auch anpassen können, bei Bedarf. 

Wenn du Bilder in die Rechnungen einfügen willst, musst du auf Skalierung usw. achten, da die Rechnungen später als PDF-Dateien weitergeleitet werden. 

Deine Rechnungen kannst du dir hier im System auch anschauen. 

Folgende Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden:

• Teilnehmer
  • über ein Drop-Down-Menü
• Rechnungsempfänger
  • über ein Drop-Down-Menü
  • kann sich auch von den Teilnehmerdaten unterscheiden
• Teilnahmegebühr netto in EUR
  • hier kannst du flexible Eingaben machen

Solltest du eines dieser Felder vergessen haben, wirst du vom System darauf hingewiesen. Zu sehen im Bild: