Kontoauszüge importieren und Rechnungen abgleichen

1. Automatischen Rechnungsabgleich einrichten

Vor dem Import eines Kontoauszuges richtest du den Rechnungsabgleich für die jeweilige Entität ein. Rechnungen gehören immer zu einer bestimmten Entität. Beim Import berücksichtigt Permanio nur Rechnungen der ausgewählten Entität.

1. Öffne die Übersicht deiner Entitäten.
2. Wähle die gewünschte Entität aus.
3. Scrolle zum Bereich Rechnungen.
4. Aktiviere die Checkbox Bank-Transaktionen mitautomatisch zugeordneter Rechnung beim Kontoauszug-Import als verifiziert markieren (grün markiert).
5. Klicke links unten auf Sichern.
6. Nach dieser Einstellung vergleicht Permanio importierte Bank-Transaktionen mit vorhandenen Rechnungen.
   • Hinweis: Bereits importierte Kontoauszüge werden nicht nachträglich abgeglichen.

2. Kontoauszug importieren

1. Öffne unter Kundenverwaltung den Bereich Bank-Transaktionen. Nutze dafür entweder das Menü oder die Suchleiste. 
2. Klicke rechts oben auf den Button Kontoauszug importieren (grün markiert).
3. Es öffnet sich ein neues Fenster. Dort hinterlegst du den zu importierenden Kontoauszug. 

3. Das passende Datenformat auswählen 

1. Lade die entsprechende Kontoauszug-Datei hoch (orange markiert).
2. Gib das Format an, welches die Datei hat (blau markiert).
   • Das Format der hochgeladenen Datei und die Auswahl müssen identisch sein. Die Software meldet einen Fehler, sollten die Formate nicht übereinstimmen. Du kannst also kein falsches Format verwenden.
3. Wähle die Entität aus (grün markiert).
   • Denke daran, dass die Entität vorher entsprechend angepasst werden muss. 
4. Lasse den Kontoauszug einlesen.
5. Nach dem Import gelangst du zurück zur Übersicht der Bank-Transaktionen. Hier sollte sich der Rechnungs-Status verändert haben.

4. So funktioniert der automatische Rechnungsabgleich

Beim Import sucht Permanio nach einer passenden Rechnung für jede Bank-Transaktion. Für eine automatische Zuordnung müssen folgende Angaben übereinstimmen:

• Die Rechnungsnummer steht im Verwendungszweck der Bank-Transaktion.
• Die Rechnungsnummer lässt sich eindeutig einer Rechnung zuordnen.
• Der überwiesene Betrag entspricht vollständig dem Rechnungsbetrag.

Treffen diese Bedingungen zu, ordnet Permanio die Rechnung automatisch zu. Die Rechnung erhält anschließend den Status Bezahlt. In der Übersicht der Bank-Transaktionen erkennst du den Status in der Spalte Rechnungs-Status (grün markiert).

5. Wenn keine Rechnung automatisch zugeordnet wird

Nicht jede Bank-Transaktion lässt sich eindeutig zuordnen. Das passiert zum Beispiel durch: 

• Bei Schreibfehlern der Rechnungsnummer im Verwendungszweck
• Rechnungsbetrag ist nicht identisch

Permanio sucht in diesem Fall nach Rechnungen, die zur Bank-Transaktion passen könnten. Du hast anschließend zwei manuelle Möglichkeiten:

5.1 Eine Rechnung selbst zuordnen

5.2 Einen vorgeschlagenen Rechnungskandidaten auswählen

1. Scrolle nach unten zum Bereich Rechnungs-Kandidaten für die Zuordnung.
2. Prüfe die Rechnungen, die dir die Software vorschlägt.
3. Suche die passende Rechnung.
4. Hier kann dir die Software verschiedene Rechnungen vorschlagen, die für diese Bank-Transaktion in Frage kommen. 
5. Klicke unter Aktion rechts daneben auf Als zugeordnete Rechnung auswählen (grün markiert).
6. Klicke links unten auf Sichern, um die Rechnung entsprechend zuzuweisen.

Permanio übernimmt die ausgewählte Rechnung als Zuordnung zur Bank-Transaktion.