Leistungsbeschreibung Permanio
Stand: 22.07.2024
1. Einleitung
Die Verbandsverwaltungssoftware Permanio (im Folgenden "Produkt") ermöglicht den VerbandsmitarbeiterInnen die Bearbeitung von Routineaufgaben in digitaler Form. Vom Anlegen neuer Mitgliedsbetriebe über die Verwaltung von VeranstaltungsteilnehmerInnen bis hin zur automatisierten Rechnungsstellung können in der Anwendung die wichtigsten Prozesse komplett digital vollzogen und in Zukunft schneller erledigt werden. Damit wird nicht nur Papier gespart, sondern auch zu jedem Zeitpunkt sichergestellt, dass aktuelle und konsistente Daten vorhanden und den Verantwortlichen zugänglich sind.
Das Produkt deckt vielfältige Aufgaben der Verbandsverwaltung ab, die in unterschiedlichen Applikationen organisiert sind. Je nach konkreter Vertragsgestaltung sind die Applikationen den NutzerInnen zugänglich.
Das Produkt ist web-basiert und ermöglicht somit einen orts- und plattformunabhängigen Zugriff auf die Anwendung. Das feingranulare Berechtigungskonzept ermöglicht eine datenschutzfreundliche Rechtevergabe für alle NutzerInnen der Anwendung. Durch die vielfältigen Optionen wird eine hohe Flexibilität ermöglicht, um das Produkt an die eigenen Bedürfnisse anzupassen.
2. Struktur und Aufbau
Das Produkt besteht aus Applikationen, die wiederum in Module unterteilt werden. Module bestehen aus Attributen.
Instanzen von Modulen können durch AnwenderInnen erzeugt und bearbeitet werden. Die Bearbeitung erfolgt im passwortgeschützten Verwaltungsbereich des Produkts.
Der Zugriff auf Module im öffentlichen Bereich kann partiell festgelegt werden. Dies ermöglicht die Unterscheidung zwischen öffentlichen Inhalten (z.B. Texte des Internetauftritts, Nachrichten) und private Inhalte (Verwaltungsbereich für Mitgliedsbetriebe).
2.1. Mitgliedsverwaltung
Die Mitgliedsverwaltung ermöglicht die Verwaltung von Innungen, Mitgliedsbetrieben verschiedener Typen und Kreishandwerkerschaften. Dies ist der Ausgangspunkt für alle weiteren Applikationen, die auf die verschiedenen Stammdaten der Mitglieder zugreifen (z.B. Rechnungslegung, Veranstaltungsteilnahmen).
Zudem können Mitglieder in eine Excel-Datei exportiert, per Mail angeschrieben und mit dem ZVSHK synchronisiert werden.
| Modul | Beschreibung |
|---|---|
| Mitglieder | In diesem Bereich können die unterschiedlichen Arten von Mitgliedern (Person oder Institution) festgelegt werden. Durch die Bestimmung der Mitgliedsart (Innung, Firma, Kreishandwerkerschaft) können wiederum weitere Stammdaten vergeben werden. So kann z.B. für eine Firma noch zusätzlich die Art der Mitgliedschaft bestimmt werden. |
| Zuordnungen | Kategorisierung von Mitgliedern nach eigenen Kategorien |
| Variationstypen | Definition von verschiedenen Typen für einzelne Stammdaten (Adressen, Bankinformationen, Telefon, E-Mail, Webseite) |
2.2. Veranstaltungsverwaltung
Die Veranstaltungsverwaltung ermöglicht das Anlegen von Veranstaltungen und die Verwaltung von Registrationen. Dabei können Veranstaltungen mit anderen Verbänden in der gleichen Datenbank geteilt werden, um Synergien zu nutzen. Veranstaltungen können auf dem Internetauftritt (in Kombination mit 2.6. Internetauftritt) veröffentlicht und buchbar gemacht werden. VeranstaltungsteilnehmerInnen können über die Newsletter-Integration (in Kombination mit 2.4. Kommunikation) direkt über Neuigkeiten informiert werden.
Die TeilnehmerInnen-Liste einer Veranstaltung kann exportiert und Teilnahmen direkt in Rechnung gestellt werden (in Kombination mit 2.3. Finanzverwaltung).
| Modul | Beschreibung |
|---|---|
| Veranstaltungen | Grundlegende Angaben zu den Veranstaltungen inkl. der Preisgestaltung für verschiedene TeilnehmerInnen-Gruppen |
| Registrierungen | Übersicht über alle Registrierungen für die Veranstaltungen |
| Veranstaltungsbereiche | Themenbereich einer Veranstaltung (z.B. Heizungstechnik) |
| Personen | Personen, die unterschiedliche Rollen bei einer Veranstaltung einnehmen können |
| Rollen | Rollen, die für eine Veranstaltung vergeben werden können (z.B. Referent) |
| Veranstaltungsarten | Art der Veranstaltung (z.B. Tagung) |
| Zielgruppen | auswählbare Zielgruppen für eine Veranstaltung |
| Dokumente | Dokumente (z.B. Veranstaltungs-Flyer), die im Internetauftritt mit angezeigt werden |
| Orte | Orte, an denen die Veranstaltungen stattfinden können |
2.3. Finanzverwaltung
Die Finanzverwaltung erlaubt das Schreiben und Verwalten von Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen. Diese können teilweise automatisch durch das System erstellt werden.
| Modul | Beschreibung |
|---|---|
| Rechnungen | (Automatisch) erstellte Rechnungen, die verschickt und als bezahlt markiert werden können. Mahnungen können aus aus überfälligen Rechnungen erstellt werden. |
| Gutschriften | Zur Korrektur von Rechnungen können Gutschriften erzeugt werden |
2.4. Kommunikation
Die Applikation Kommunikation enthält alle direkt an Personen gerichtete Nachrichten.
| Modul | Beschreibung |
|---|---|
| Newsletter | Konkrete E-Mail, die an gewählte Empfänger eines bestimmten Themas gesendet wird |
| Themen | Obergeordnetes Thema, zu dem einzelne Newsletter verfasst werden können |
| Empfänger | Liste der individuellen Empfänger im System |
2.5. Internetauftritt
Der Internetauftritt regelt die öffentlich zugänglichen Seiten, die Einbindung von bestimmten Applikationen für die Besucher und einen internen Self-Service-Bereich.
| Modul | Beschreibung |
|---|---|
| Seitenbaum | Verwaltung der Seiten und Inhalte (Content Management System) |
| Seitenberechtigungen | Verwaltung von Zugriffs- und Bearbeitungsrechten im Seitenbaum für Nutzer und Gruppen |
Zusätzlich zu den genannten Modulen gibt es ergänzende Module zur strukturierten Darstellung von Informationen.
| Modul | Beschreibung |
|---|---|
| Kalender | Hinterlegen von Terminen, die auf dem Internetauftritt angezeigt werden |
| Dokumente | Dokumente, die im Internetauftritt zum Download angeboten werden können |
| Kontakt | Erstellen von Kontaktformularen und Verwalten von Kontaktanfragen |
| Medienarchiv | Verwaltung von Mediendateien |
| Partner | Verwaltung von Geschäftspartnern und deren Gastbeiträgen für eine strukturierte Darstellung auf dem Internetauftritt |
| News | Erstellen und Kategorisieren von Nachrichten-Beiträgen, die auf dem Internetauftritt angezeigt werden können |
| Dateimanager | Verwalten von Dateien zur Referenzierung auf dem Internetauftritt |
2.6. Sonstige Applikationen
Im folgenden werden Applikationen aufgezählt, die unterstützende Funktionen bereitstellen und vor allem durch Administratoren bedient werden.
| Applikation | Beschreibung |
|---|---|
| Mailer | Management des E-Mail-Versands aus der Software heraus |
| Auth | Benutzer-, Gruppen- und Rechteverwaltung |
Kostenfreies Expertengespräch
Erfolgreiche Digitalisierung in Handwerksverbänden
Vereinbaren Sie Ihr persönliches 30-minütiges Expertengespräch und lassen Sie sich von unserem Geschäftsführer Christian Dimanski erläutern, wie Verbandsarbeit effizient und digitaler gestaltet werden kann.
Expertengespräch vereinbaren
Das Vorhaben wird kofinanziert aus Mitteln der Europäischen Union. Inhalt und Ziel ist die Markteinführung von Permanio zur Digitalisierung von Handwerksverbänden durch die Erstellung der notwendigen Informationsmaterialien und Marketingmaßnahmen.