E-Rechnungen erzeugen

Wie du elektronische Rechnungen ganz einfach in Permanio verwendest.

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  1. Was ist eine E-Rechnung in Permanio?
  2. Videotutorial: E-Rechnungen anlegen - so geht's
  3. Schritt 1: Entität für E-Rechnungen vorbereiten
    1. Entität öffnen
    2. Angaben für ZUGFeRD hinterlegen
  4. Schritt 2: E-Rechnungen erstellen
    1. Neue Rechnung öffnen
    2. Entität und Empfänger auswählen
    3. Daten hinterlegen
    4. Rechnungsinhalt ergänzen
  5. Schritt 3: Vergleich zwischen elektronischer und nicht-elektronischer Rechnung

Was ist eine E-Rechnung in Permanio?

Eine E-Rechnung enthält neben der sichtbaren Rechnung auch maschinenlesbare Rechnungsdaten. Permanio nutzt dafür das ZUGFeRD-Format. Dadurch erhält die erzeugte PDF-Datei zusätzlich eine XML-Datei. Diese XML-Datei enthält beispielsweise Rechnungsanschrift, Beträge und weitere Rechnungsdaten. Dadurch lassen sich die Rechnungsdaten auch automatisiert verarbeiten. Bevor du deine erste E-Rechnung erstellst, hinterlegst du einmalig die erforderlichen Angaben.

Videotutorial: E-Rechnungen anlegen - so geht's

Schritt 1: Entität für E-Rechnungen vorbereiten

Die E-Rechnung greift auf Daten einer Entität zurück. Dort hinterlegst du Angaben zum Rechnungsersteller.

1.1 Entität öffnen

Eine Entität bildet beispielsweise einen Bereich oder ein Projekt deiner Organisation ab.

  1. Suche über die Suchleiste nach Entität.
  2. Klicke auf Entitäten.
  3. Du gelangst zur Übersicht über deine Entitäten (grün markiert).
  4. Öffne hier die Entität, über die du Rechnungen erstellst, oder lege über den Button + Entität hinzufügen eine neue an.
Screenshot des Menüs mit "Entität" in Suchleiste.
Screenshot: Übersicht der Entitäten in der Kundenverwaltung.

1.2 Angaben für ZUGFeRD hinterlegen

  • ZUGFeRD = Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland und ist ein Standardformat für elektronische Rechnungen, das für Rechnungen entwickelt wurde. 

In der zuvor geöffneten/neu angelegten Entität findest du den Abschnitt Informationen für ZUGFeRD-Standard (siehe Bild unten).

Screenshot: Abschnitt Informationen für ZUGFeRD-Standard mit den Feldern für Rechnungsersteller, Umsatzsteuer-ID und Pflichtangaben.

Hinterlege in diesen Feldern die Angaben für deine E-Rechnungen:

  1. Wähle unter E-Rechnungs-Ersteller im Dropdown-Menü den Kontakt für den Rechnungsersteller aus (blau markiert).
    • Du kannst auch einen neuen Kontakt anlegen über das grüne Kreuz.
    • Oder du bearbeitest einen bestehenden, zuvor ausgewählten Kontakt über das Stift-Symbol.
  2. Prüfe die übernommenen Kontakt- und Bankdaten.
  3. Wähle unter Ansprechpartner bei E-Rechnungs-Ersteller eine explizite Person aus (grün markiert).
  4. Trage die Umsatzsteuer-ID ein (rot markiert).
  5. Ergänze weitere Pflichtangaben (gelb markiert).

    • Welche Angaben du dort einträgst, hängt von deiner Organisation ab. Dazu zählen beispielsweise Angaben zu einem Register oder Registergericht. Nicht jede Organisation benötigt Einträge in diesem Feld.

  6. Klicke links unten auf Sichern. Damit ist die Entität für E-Rechnungen vorbereitet.

Schritt 2: E-Rechnung erstellen

Nach der Einrichtung erstellst du die Rechnung über die Rechnungsverwaltung.

2.1 Neue Rechnung öffnen

Screenshot: Übersicht der Rechnungen.
  1. Suche erneut über die Suchleiste, diesmal nach Rechnungen.
  2. Klicke in den Ergebnissen auf Rechnungen.
  3. Du gelangst zur Übersicht über deine Rechnungen (grün markiert).
  4. Klicke rechts oben auf Mehr.
  5. Wähle Rechnung erstellen aus.
  6. Permanio öffnet das Formular für eine neue Rechnung.
Screenshot: Button "Mehr" in der Rechnungsübersicht.

2.2 Entität und Empfänger auswählen

  1. Als Erstes musst du die Entität im Dropdown-Menü auswählen (rosa markiert).
  2. Klicke auf Sichern. 
  3. Permanio verwendet dadurch die ZUGFeRD-Angaben dieser Entität.
  4. Die Seite wird neu geladen und du kannst alle weiteren Daten hinterlegen.
Screenshot: Neue Rechnung mit Dropdown für Entitätenn.

2.3 Daten hinterlegen

  1. Im Abschnitt Angaben zur Rechnung legst du fest, für wen die Rechnung erstellt wird.
  2. Wähle unter Kunde den Rechnungsempfänger aus (grün markiert).
  3. Hinterlege in den anderen Feldern wie Zahlungsart, Datum usw. die entsprechenden Daten. 
  4. Im Abschnitt Rechnungsadresse hinterlegst du selbige (rot markiert). 
    • Prüfe hier Name, Anschrift und hinterlegte Kontaktdaten.
  5. In den unteren Abschnitten kannst du individuelle Konfigurationen vornehmen.
    • Zum Beispiel Kopf- oder Fußzeile für die spätere E-Mail mit Rechnung. Hier ist meist bereits eine Textvorlage hinterlegt.
    • Außerdem kannst du Rechnungspositionen hinterlegen.
  6. Klicke abschließend auf Sichern.
Screenshot: Formular einer leeren, neuen Rechnung.

2.4 Rechnungsinhalt ergänzen

Passe die Angaben deiner Rechnung an. Dazu gehören beispielsweise:

  • Titel
  • Kopf- und Fußzeile
    • Werden in den DB-Templates definiert, aber du kannst sie nach Belieben bei ausgewählten Rechnungen anpassen.
  • Rechnungspositionen

Die Erstellung unterscheidet sich hier nicht von einer bisherigen Rechnung. Klicke anschließend auf Sichern. Permanio erstellt die Rechnung mit den hinterlegten Daten für das ZUGFeRD-Format.

Schritt 3: Vergleich zwischen elektronischer und nicht-elektronischer Rechnung

Die E-Rechnung sieht auf den ersten Blick wie eine bisherige PDF-Rechnung aus. Der entscheidende Unterschied liegt in den eingebetteten Daten.

  • Der sichtbare Unterschied: Elektronische Rechnungen zeigen ein Büroklammer-Symbol 
    • Auf einem Mac-Rechner z. B. rechts sichtbar, variiert je nach Rechner-Modell
  • Nicht-elektronische Rechnungen haben dieses Symbol nicht. 
  • factur-x.xml ist ein Zeichen für die Maschinendatei
    • XML-Dateien werden auch Maschinendateien genannt und bedeutet, dass eine Maschine die Datei lesen kann.

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