Personen Newsletter-Themen zuordnen
In Permanio kannst du Personen/Institutionen bestimmten Newsletter-Themen zuordnen. Dadurch erhalten sie nur die Newsletter, die zu diesen Themen gehören. Das ist hilfreich, wenn du verschiedene Zielgruppen getrennt informieren möchtest.
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Wann ist die Zuordnung sinnvoll?
Grundsätzlich können sich Personen selbst für ein Newsletter-Thema anmelden. In manchen Fällen ist es aber sinnvoll, Personen direkt zuzuordnen. Das ist zum Beispiel hilfreich, wenn bestimmte Informationen nur für einen festen Kreis bestimmt sind.
Zum Beispiel:
- Mitglieder eines bestimmten Fachverbandes
- Personen aus einem bestimmten Arbeitskreis
- Kontakte mit einer bestimmten Funktion
- Teilnehmende eines bestimmten Projekts
- Personen, die regelmäßig Informationen zu einem festen Thema erhalten sollen
So stellst du sicher, dass die Person nur Newsletter zu den passenden Themen erhält.
Institutionen einem Newsletter-Thema zuordnen
Du kannst nicht nur Personen, sondern auch Institutionen einem Newsletter-Thema zuordnen. Das ist hilfreich, wenn eine Institution selbst Newsletter zu einem bestimmten Thema erhalten soll. Zum Beispiel kann ein Verband, eine Innung oder eine Geschäftsstelle als Newsletter-Empfänger angelegt werden. Die Vorgehensweise ist identisch.
Wichtig ist dabei: Die Zuordnung gilt nur für die Institution selbst. Personen, die dieser Institution zugeordnet sind, erhalten den Newsletter dadurch nicht automatisch.
Person einem Newsletter-Thema zuordnen
1. Öffne den gewünschten Kontakt im Adressbuch.
2. Gehe im Kontakt zum Bereich der E-Mail-Adresse.
3. Klicke rechts neben der E-Mail-Adresse auf den Button Newsletter (rot markiert).
4. Es öffnet sich ein neues Fenster.
6. Prüfe dort die E-Mail-Adresse (grün markiert).
7. Passe ggf. auch die anderen Felder an, am wichtigsten für den Erhalt des späteren Newsletters ist die E-Mail-Adresse.
8. Weise bei Bedarf die passende Seite und den passenden Mandanten zu.
9. Klicke links unten auf Sichern.
10. Die Seite aktualisiert sich und du findest zusätzliche Konfigurationen, insbesondere zum Thema Datenschutz und DSGVO.
11. Scrolle zum Bereich Themen, um das passende Newsletter-Thema auszuwählen.
12. Wähle im Dropdown-Menü unter Abonnements aus, welchem Newsletter-Thema die Person zugeordnet werden soll.
13. Setze außerdem noch ein Häkchen bei Fehlende explizite Zustimmung einholen. Dann erhält die Person eine Mail, in welcher sie die Anmeldung selbst bestätigen muss. Das ist kein Muss, falls du von der Person eine mündliche Zustimmung erhalten hast.
14. Sichere die Änderung.
Die Person ist jetzt dem ausgewählten Newsletter-Thema zugeordnet. Sie erhält künftig Newsletter, die mit diesem Thema verknüpft sind.
Wichtiger Hinweis:
Beachte immer die DSGVO. Bei relevanten Informationen brauchst du nicht automatisch eine Einwilligung. Entscheidend ist: Ist es notwendige Sachinformation oder Werbung/Newsletter-Marketing?
Wie ist es mit der DSGVO?
Wenn du Personen wichtige Informationen schicken musst, brauchst du dafür nicht immer eine vorherige Zustimmung nach der DSGVO. Das gilt zum Beispiel bei Rechnungen, Vertragsänderungen, Sicherheitsinformationen oder wichtigen internen Änderungen, wenn die Person davon wirklich betroffen ist.
Wichtig ist: Die Nachricht darf dann keine Werbung enthalten und sollte nicht als „Newsletter“ bezeichnet werden. Schreibe lieber „Wichtige Information“ oder „Information zu Ihrer Rechnung/Ihrem Vertrag“. Für echte Werbung oder normale Newsletter brauchst du dagegen eine ausdrückliche Einwilligung.