Software Permanio
Stand: 09/2026
1. Einleitung
Permanio ist eine webbasierte Software zur Verwaltung von Mitgliedern, Veranstaltungen, Kommunikation und Finanzen in Verbänden und Organisationen.
Der Zugriff auf Permanio erfolgt über den Web-Browser.
Vom Anlegen neuer Mitgliedsbetriebe über die Verwaltung von Veranstaltungsteilnehmern, bis hin zur automatisierten Rechnungsstellung können in der Software die wichtigsten Prozesse der Verbandsverwaltung digital vollzogen werden. Damit wird nicht nur Papier gespart, sondern auch zu jedem Zeitpunkt sichergestellt, dass aktuelle und konsistente Daten vorhanden und den Verantwortlichen zugänglich sind.
Die Software ist modular aufgebaut und wird kontinuierlich weiterentwickelt. Je nach Vertragsumfang stehen unterschiedliche Applikationen und Funktionen zur Verfügung, die sich an den Anforderungen der jeweiligen Organisation orientieren. Durch die vielfältigen Optionen wird eine hohe Flexibilität ermöglicht, um die Software an die eigenen Bedürfnisse anzupassen.
2. Leistungsbestandteile
Die Angebot von Permanio gliedert sich in vier klar definierte Leistungsbestandteile.
3. Softwarelizenz
Die Lizenz berechtigt zur Nutzung der Permanio-Software in der vertraglich vereinbarten Konfiguration.
3.1 Leistungsumfang
- Bereitstellung der Software (Hosting, Backups, Sicherheitsupdates)
- Zugriff auf die vertraglich vereinbarten Applikationen und Module, z. B.
- Mitgliedsverwaltung
- Veranstaltungsverwaltung
- Finanzverwaltung
- Kommunikation (Newsletter)
- Internetauftritt / CMS
- Laufende technische Wartung und Fehlerbehebung im Rahmen der Produktpflege
3.2 Nicht Bestandteil der Softwarelizenz
- Individuelle Schulungen, Prozessberatung oder persönliche Supportleistungen
- Konfigurationsänderungen oder technische Anpassungen
- Individuelle Weiterentwicklungen
Die Lizenz bildet die technische und organisatorische Grundlage für den stabilen Betrieb der Permanio-Plattform.
3.3 Technische Bereitstellung der Software
Die Beschreibung der Leistungs- und Verfügbarkeitsparameter von Permanio kann unseren AGB in der Anlage Service-Levels (SLA) entnommen werden.
3.4 Funktionen der Software
Permanio besteht aus Applikationen, die wiederum in Module unterteilt werden. Module bestehen aus Attributen.
Innerhalb von Modulen können Objekte erzeugt und bearbeitet werden. Die Bearbeitung erfolgt im passwortgeschützten Verwaltungsbereich von Permanio.
Der Zugriff auf Module im öffentlichen Bereich kann partiell festgelegt werden. Dies ermöglicht die Unterscheidung zwischen öffentlichen Inhalten (z.B. Texte des Internetauftritts, Nachrichten) und private Inhalte (Verwaltungsbereich für Mitgliedsbetriebe).
Mitgliedsverwaltung
Die Mitgliedsverwaltung ermöglicht die Verwaltung von Innungen, Mitgliedsbetrieben verschiedener Typen und Kreishandwerkerschaften. Dies ist der Ausgangspunkt für alle weiteren Applikationen, die auf die verschiedenen Stammdaten der Mitglieder zugreifen (z.B. Rechnungslegung, Veranstaltungsteilnahmen).
Zudem können Mitglieder in eine Excel-Datei exportiert, per Mail angeschrieben und mit dem ZVSHK synchronisiert werden.
| Modul | Beschreibung |
|---|---|
| Mitglieder | In diesem Bereich können die unterschiedlichen Arten von Mitgliedern (Person oder Institution) festgelegt werden. Durch die Bestimmung der Mitgliedsart (Innung, Firma, Kreishandwerkerschaft) können wiederum weitere Stammdaten vergeben werden. So kann z.B. für eine Firma noch zusätzlich die Art der Mitgliedschaft bestimmt werden. |
| Zuordnungen | Kategorisierung von Mitgliedern nach eigenen Kategorien |
| Variationstypen | Definition von verschiedenen Typen für einzelne Stammdaten (Adressen, Bankinformationen, Telefon, E-Mail, Webseite) |
Veranstaltungsverwaltung
Die Veranstaltungsverwaltung ermöglicht das Anlegen von Veranstaltungen und die Verwaltung von Registrationen. Dabei können Veranstaltungen mit anderen Verbänden in der gleichen Datenbank geteilt werden, um Synergien zu nutzen. Veranstaltungen können auf dem Internetauftritt (in Kombination mit 2.6. Internetauftritt) veröffentlicht und buchbar gemacht werden. VeranstaltungsteilnehmerInnen können über die Newsletter-Integration (in Kombination mit 2.4. Kommunikation) direkt über Neuigkeiten informiert werden.
Die TeilnehmerInnen-Liste einer Veranstaltung kann exportiert und Teilnahmen direkt in Rechnung gestellt werden (in Kombination mit 2.3. Finanzverwaltung).
| Modul | Beschreibung |
|---|---|
| Veranstaltungen | Grundlegende Angaben zu den Veranstaltungen inkl. der Preisgestaltung für verschiedene TeilnehmerInnen-Gruppen |
| Registrierungen | Übersicht über alle Registrierungen für die Veranstaltungen |
| Veranstaltungsbereiche | Themenbereich einer Veranstaltung (z.B. Heizungstechnik) |
| Personen | Personen, die unterschiedliche Rollen bei einer Veranstaltung einnehmen können |
| Rollen | Rollen, die für eine Veranstaltung vergeben werden können (z.B. Referent) |
| Veranstaltungsarten | Art der Veranstaltung (z.B. Tagung) |
| Zielgruppen | auswählbare Zielgruppen für eine Veranstaltung |
| Dokumente | Dokumente (z.B. Veranstaltungs-Flyer), die im Internetauftritt mit angezeigt werden |
| Orte | Orte, an denen die Veranstaltungen stattfinden können |
Finanzverwaltung
Die Finanzverwaltung erlaubt das Schreiben und Verwalten von Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen. Diese können teilweise automatisch durch das System erstellt werden.
| Modul | Beschreibung |
|---|---|
| Rechnungen | (Automatisch) erstellte Rechnungen, die verschickt und als bezahlt markiert werden können. Mahnungen können aus überfälligen Rechnungen erstellt werden. |
| Gutschriften | Zur Korrektur von Rechnungen können Gutschriften erzeugt werden |
Kommunikation
Die Applikation Kommunikation enthält alle direkt an Personen gerichtete Nachrichten.
| Modul | Beschreibung |
|---|---|
| Newsletter | Konkrete E-Mail, die an gewählte Empfänger eines bestimmten Themas gesendet wird |
| Themen | Obergeordnetes Thema, zu dem einzelne Newsletter verfasst werden können |
| Empfänger | Liste der individuellen Empfänger im System |
Internetauftritt
Der Internetauftritt regelt die öffentlich zugänglichen Seiten, die Einbindung von bestimmten Applikationen für die Besucher und einen internen Self-Service-Bereich.
| Modul | Beschreibung |
|---|---|
| Seitenbaum | Verwaltung der Seiten und Inhalte (Content Management System) |
| Seitenberechtigungen | Verwaltung von Zugriffs- und Bearbeitungsrechten im Seitenbaum für Nutzer und Gruppen |
Zusätzlich zu den genannten Modulen gibt es ergänzende Module zur strukturierten Darstellung von Informationen.
| Modul | Beschreibung |
|---|---|
| Kalender | Hinterlegen von Terminen, die auf dem Internetauftritt angezeigt werden |
| Dokumente | Dokumente, die im Internetauftritt zum Download angeboten werden können |
| Kontakt | Erstellen von Kontaktformularen und Verwalten von Kontaktanfragen |
| Medienarchiv | Verwaltung von Mediendateien |
| Partner | Verwaltung von Geschäftspartnern und deren Gastbeiträgen für eine strukturierte Darstellung auf dem Internetauftritt |
| News | Erstellen und Kategorisieren von Nachrichten-Beiträgen, die auf dem Internetauftritt angezeigt werden können |
| Dateimanager | Verwalten von Dateien zur Referenzierung auf dem Internetauftritt |
Sonstige Applikationen
Im folgenden werden Applikationen aufgezählt, die unterstützende Funktionen bereitstellen und vor allem durch Administratoren bedient werden.
| Applikation | Beschreibung |
|---|---|
| Mailer | Management des E-Mail-Versands aus der Software heraus |
| Auth | Benutzer-, Gruppen- und Rechteverwaltung |
4. Anwendersupport
Der Support ergänzt die Softwarelizenz um eine begleitende Betreuung der Anwender von Permanio.
Er stellt sicher, dass Permanio im laufenden Betrieb optimal genutzt werden kann und unterstützt bei der praktischen Anwendung.
4.1 Leistungsumfang
-
Zugang zu unserem Hilfe-Center mit Text- und Video-Anleitungen
-
Anwender-Support per E-Mail und Telefon sowie Zugriff auf unseren Service-Desk: Deine Ansprechpartner für Fragen zur Bedienung, Administration und Konfiguration von Permanio sind persönlich für dich erreichbar.
-
Sprechstunden: In regelmäßig stattfindenden Sprechstunden per Video zu wechselnden Schwerpunkten unserer Softwaremodule (z. B. Mitgliederverwaltung, Eventmanagement oder Website-Redaktion) stehen dir unsere Begleiter für deine Fragen zur Verfügung. Ausserdem kannst du dich mit anderen Anwendern von Permanio direkt austauschen.
Erreichbarkeit
Unser Team ist Mo–Fr, 9–17 Uhr erreichbar, in der Regel antworten wir innerhalb von 1 Werktag auf kritische Anfragen. Alle Details zu unseren Reaktionszeiten findest du in der Anlage Service-Levels (SLA) in unseren AGB.
4.2 Fair-Use-Prinzip
Die Komponente Anwendersupport basiert auf einem Fair-Use-Prinzip:
Wir verstehen Support als partnerschaftliche, langfristige Begleitung – nicht als unbegrenzte Beratungs- oder Entwicklungszeit.
Alle im Paket enthaltenen Leistungen dürfen in einem üblichen, fairen Umfang in Anspruch genommen werden.
Sollte der tatsächliche Nutzungsumfang deutlich überdurchschnittlich sein (z. B. bei außergewöhnlich hoher Zahl individueller Supportanfragen per Telefon), sprechen wir dies frühzeitig offen an und vereinbaren gemeinsam eine faire Anpassung des Leistungsumfangs oder der Konditionen.
Ziel des Fair-Use-Prinzips ist es, Verlässlichkeit und Planbarkeit für beide Seiten zu sichern – ohne starre Stundenkontingente, aber mit einem klaren Verständnis für angemessene Nutzung.
Leistungen, die über den beschriebenen Umfang hinausgehen (z. B. individuelle Software-Entwicklung, zusätzliche Mandanten-Installation, Schnittstellenintegrationen, Datenmigrationen) werden gesondert vereinbart und nach Aufwand abgerechnet.
Reisekosten, falls vor Ort Termine erforderlich sind, werden nach den in unserer Preisliste ausgewiesenen Sätzen berechnet.
Die Komponente Anwenderupport setzt voraus, dass die Integration und Konfiguration von Permanio bereits erfolgt ist.
Änderungen oder Ergänzungen dieser Leistungsbeschreibung behalten wir uns vor. Über wesentliche Änderungen informieren wir dich mit einem Vorlauf von mindestens 4 Wochen per E-Mail.
5. Anpassungsleistungen
Im Rahmen der Nutzung unserer Software stoßen Anwender bei komplexen Fragestellungen oder grundsätzlichen Anpassungen hin und wieder an Grenzen. Sollen beispielsweise Rechnungsnummernkreise angepasst oder Newsletter-Vorlagen überarbeitet werden, ist die schnelle Hilfe durch unsere Entwickler in manchen Fällen die sinnvollste Lösung.
Weitere typische Beispiele sind die Anpassung von Formularfeldern und Pflichtangaben, das Feintuning von Berechtigungsrollen oder kleinere Layout-Anpassungen in Serienbriefen und E-Mail-Vorlagen.
5.1 Leistungsumfang
Sollen beispielsweise
- Rechnungsnummernkreise angepasst,
- Geschäftsinformationen in E-Mail- und PDF-Vorlagen überarbeitet,
- oder Newsletter-Vorlagen überarbeitet werden,
ist die schnelle Hilfe durch unsere Entwickler in manchen Fällen die sinnvollste Lösung.
1 Stunde
Budget pro Monat
3 Monate
maximal ansammelbar
Im Rahmen unserer Anpassungsleistungen steht pro Kunde/Mandant ein Budget in Höhe von einer Stunde pro Monat zur Verfügung, um Konfigurationen und kleine Anpassungen durch unsere Entwickler durchzuführen. Das Budget kann bis zu 3 Monate angesammelt werden, bevor es verfällt.
Alle weiteren Anpassungen werden zu unseren regulären Konditionen nach Aufwand abgerechnet.
5.2 Nicht Bestandteil der Anpassungsleistungen
- Entwicklung individueller Funktionen
- zusätzliche Mandanten-Installation
- Schnittstellenintegrationen
- Datenmigrationen
6. Strategische Begleitung
Die Digitalisierung hört nicht mit der Einführung einer Softwarelösung auf. Um sich auf ändernde Rahmenbedingungen anzupassen und langfristig sicherzustellen, dass unsere Kunden einen hohen Nutzen stiften, ist eine ständige Auseinandersetzung mit aktuellen technischen Entwicklungen unerlässlich.
Aus diesem Grund führen wir einmal pro Jahr eine Strategie-Session mit dir und deinem Team durch. In diesem Workshop blicken wir auf die Herausforderungen und Meilensteine des vergangenen Jahres, analysieren die aktuelle Situation und größten Engpässe und entwickeln eine Digitalisierungsroadmap zur kontinuierlichen Weiterentwicklung deiner Einrichtung.
Beispiele für strategische Schritte:
- wenn ihr nach erfolgreicher Einführung des Eventmanagement-Moduls weitere Veranstaltungsarten einführen wollt.
- wenn ihr weitere Workflows eurer täglichen Arbeit, wie bspw. die Berechnung von Mitgliedsbeiträgen, digitaler gestalten wollt.
Der Workshop findet remote oder in Präsenz statt und dauert zwei bis drei Stunden.
7. Häufig gestellte Fragen
Wie schnell bekomme ich eine Antwort auf meine Support-Anfrage?
In der Regel antworten wir innerhalb von einem Werktag, wenn es sich um kritische Meldungen handelt. Die genauen Regelungen findest du in der Anlage Service-Levels (SLA) in unseren AGB – siehe Abschnitt 4.
Was passiert mit nicht genutzten Anpassungsstunden?
Sie können bis zu 3 Monate angesammelt werden; danach verfällt jeweils der älteste nicht genutzte Betrag – siehe Abschnitt 5.
Was zählt noch als „kleine Anpassung“?
Zum Beispiel die Anpassung von Rechnungsnummernkreisen, Newsletter-Vorlagen, variablen Formularfeldern, Berechtigungsrollen oder Layout-Details in Dokumentvorlagen – siehe Abschnitt 5.
Was passiert, wenn ich das Fair-Use-Maß überschreite?
Wir sprechen einen deutlich überdurchschnittlichen Nutzungsumfang frühzeitig offen an und vereinbaren gemeinsam eine faire Anpassung des Leistungsumfangs oder der Konditionen – siehe Abschnitt 4.
Ist Anwendersupport automatisch in meinem Vertrag enthalten?
Ja – Anwendersupport ist immer Bestandteil eines Permanio-Lizenzvertrags und kann nicht separat gebucht oder abgewählt werden.
Was gilt während der Integrations- bzw. Einführungsphase?
Es gelten die Konditionen deiner Integrations-Bestellung; die hier beschriebenen Leistungen greifen erst ab Abschluss der Einführung. Natürlich unterstützen wir dich und dein Team in Anwendungsfragen während der Integration.
Wie erfahre ich von Änderungen dieser Leistungsbeschreibung?
Über wesentliche Änderungen informieren wir dich mit einem Vorlauf von mindestens 4 Wochen per E-Mail – siehe Abschnitt 4.